Définir ses priorités : une méthode simple en 5 minutes

Définir ses priorités est la base pour une bonne gestion du temps. Pas facile, me direz-vous ? Absolument ! Cela peut même se révéler très compliqué. Mais heureusement, il existe certaines petites astuces à mettre en place. Et avec le temps, vous verrez que vous gagnerez petit à petit en productivité.

Définir ses priorités : comment le faire en 5 minutes



Prendre du temps pour ne pas en perdre


Définir ses priorités en établissant une liste des tâches à faire

Quand on veut réussir un projet, un voyage, ou tout autre chose, il y a des étapes importantes qu’on ne peut pas louper. Et, plus elles sont claires dans notre tête et mieux on arrive à les gérer. C’est la même chose pour ce qui est de maîtriser les événements de notre journée : il faut un plan d’action.

Vous n’avez qu’une vague idée de ce que vous avez faire ? Dans ce cas, vous risquez de passer à côté de pas mal de choses ! Et le soir, vous vous sentirez sans doute découragé parce que vous vous rendrez compte que vous n’avez pas avancer autant que vous le vouliez.

Mais comment faire pour pallier à ce problème ? Le secret réside dans la préparation.

Plus votre vision des choses à faire sera claire, et plus vous pourrez adapter, anticiper et prioriser toutes vos tâches. Prendre du temps pour définir ses priorités n’est pas du temps de perdu, bien au contraire. Vous pouvez très bien faire cela la veille au soir, ou bien tôt le matin. Incluez ce petit moment dans votre routine quotidienne pour être sûr de ne pas faire l’impasse. Cela ne demandera pas forcément énormément de temps ! Cinq minutes suffisent pour une organisation personnelle efficace.

Mais peut-être avez-vous déjà l’impression d’avoir une liste à peu près claire dans la tête ?  Essayez tout de même de la mettre par écrit, vous pourriez être surpris ! Utilisez un bout de papier ou votre portable, ce que vous préférez. Cela fait toujours du bien au moral de pouvoir cocher ou barrer les choses qui ne sont plus à faire ! C’est aussi un moyen de gérer le stress. Et à la fin de la journée, vous pourrez constater avec plaisir tout ce que vous aurez réussi à accomplir.

Un calendrier et une to-do liste pour déterminer ses priorités


Garder une vision à court, moyen et long terme

Prendre l’habitude de définir ses priorités est un très bon entrainement. Puisqu’une fois que vous avez pris l’habitude de le faire quotidiennement, rien ne vous empêche de le faire aussi pour les jours, les mois ou même l’année à venir. Vous gagnerez ainsi en vision à court terme mais aussi à long terme.

De cette manière, vous pourrez beaucoup plus facilement réaliser vos objectifs et construire durablement les projets qui vous tiennent à cœur. Cela permet aussi de se motiver puisque vous vous donnez une date limite et des échéances pour que les choses soient faites. Vous savez ainsi quelle tâche doit accaparer le plus votre attention et votre énergie.



Evaluez chacune de vos tâches


Distinguez ce qui est important de ce qui est urgent.

L’importance et l’urgence : deux notions à bien différencier pour ne pas se tromper quand on veut définir ses priorités. Savez-vous faire la différence ?

Souvent, ce qui est urgent a un énorme impact sur notre stress. C’est quelque chose à traiter immédiatement pour essayer d’en limiter les impacts négatifs. Et quelles que soient les raisons pour lesquelles cette tâche est devenue urgente, il faut la traiter tout de suite. Néanmoins, cela implique souvent une vision à court terme de la situation. Et en général, ce qui est urgent se classe rapidement en haut de notre liste de priorités.

Au contraire, ce qui est important peut être planifié et permet d’avoir une vision plus large des événements à venir. Et, plus on respecte les échéances et plus on a de chances d’éviter que ce qui est important devienne aussi urgent. En effet, bon nombre des urgences sont la conséquence directe d’une mauvaise gestion de ce qui est important.

Une montre à gousset ouverte pour bien estimer son temps


Estimation du temps : une analyse cruciale

Définir ses priorités, c’est aussi évaluer correctement le temps. Sinon vous risquez de vous retrouver avec des journées ultra chargées, ou bien au contraire, des jours où vous allez avoir l’impression de perdre votre temps.

Pour bien vous y prendre, vous avez besoin de déterminer 4 facteurs :

  • Le début ou le moment où vous devez absolument commencer votre activité pour ne pas prendre de retard.
  • La date limite ou l’échéance, qui correspond au moment où tout doit être fini impérativement.
  • Le temps qu’il vous faut pour réaliser votre tâche, ce qui peut aussi inclure certains temps d’attente ou de pause.

Il y a aussi encore un critère à ne pas négliger pour bien gérer son temps : le plaisir à faire à certaines choses plus que d’autres. En effet, vous aurez sans doute remarqué que plus on aime une activité et plus il est facile de trouver la motivation pour l’exécuter. Les tâches les plus laborieuses vous demanderont malheureusement parfois plus de temps en pratique qu’en théorie !



Faire un classement pour définir ses priorités correctement


La matrice d’Eisenhower

Vous avez du mal à trier et définir vos priorités avec précision ? Dans ce cas, pas de panique ! Munissez-vous d’un crayon et d’un bout de papier, et faites-vous un beau tableau à double entrée comme celui-ci :

La matrice d'Eisenhower

Ce schéma simple, appelé la matrice d’Eisenhower, vous donnera 4 cases à remplir selon la liste de vos tâches :

  • Case A : Ce qui est important et urgent – À faire.

C’est ce que vous devez, évidemment, faire le plus vite possible. Ces priorités doivent se situer tout en haut de votre liste.

  • Case B : Ce qui est important mais qui n’est pas urgent – À planifier.

Comme nous l’avons vu plus haut, ce sont des choses que vous devez absolument planifier et faire en temps et en heure. Prenez donc 5 minutes pour mettre en place un planning efficace et réaliste. Cette étape est très importante. Ne la bâclez surtout pas.

  • Case C : Ce qui est urgent mais qui n’est pas important – À déléguer.

Apprendre à gérer efficacement son temps et à être performant, c’est aussi savoir déléguer quand on peut.

  • Case D : Ce qui n’est ni urgent ni important – À ne pas oublier.

Ce sont souvent des petites tâches administratives, pas très intéressantes et qu’on a tendance à repousser. Pourtant, elles peuvent être essentielles à la bonne organisation d’autres activités. Vous serez donc sans doute plus motivé et vous allez gagner du temps à en faire un peu chaque jour. Profitez, par exemple, des moments où vous vous sentez moins productif.


Bien planifier pour garder de la souplesse dans son planning

On pourrait croire que planifier, c’est rendre rigide notre emploi du temps. Est-ce aussi votre avis ?  Peut-être aimez-vous pouvoir faire ce que vous avez envie quand vous en avez envie. Et c’est bien normal ! Cependant, agir de cette façon laisse beaucoup de place à la procrastination. De plus, en période de rush, cela a souvent pour conséquence de se sentir totalement débordé.

Et contrairement à ce qu’on pourrait penser, réussir à bien organiser son activité en bloquant certaines plages horaires se révèle très bénéfique. En effet, en dédiant des moments pour des activités spécifiques, vous gagnerez en souplesse dans le reste de votre planning car vous réagirez mieux aux sollicitations. Et vous vous adapterez aussi beaucoup plus efficacement aux imprévus.

C’est aussi une manière d’apprendre à anticiper sans pression. Et cette capacité est essentielle pour gagner en sérénité au travail. Mettez donc en évidence les tâches durant lesquelles vous ne voulez pas être dérangé pour pouvoir bien avancer et ne pas prendre de retard.


Apprendre à déléguer pour ne pas se laisser déborder

Quand on essaie de définir ses priorités, il y a un gros piège à éviter : faire passer tout ce qui est urgent avant tout ce qui est important. C’est le cas surtout quand on a l’impression qu’on manque de temps. Or, comme nous venons de le voir, certaines tâches importantes ont été planifiées et doivent être réalisées en temps et en heure. Pour être efficace, ne vous laissez donc pas envahir et apprenez à dire non.

Et il y a aussi des avantages à vivre ou à travailler avec d’autres personnes. Au travail, vous pouvez déléguer, former, travailler en équipe. À la maison, chacun peut avoir sa part à faire pour participer à la vie de famille et gagner un temps précieux. Définir ses priorités, c’est aussi savoir sur qui on peut compter pour faire telle ou telle activité. Ne vous rajoutez donc pas plus de stress en pensant que vous devez tout faire tout seul !


Définir ses priorités : la To-Do List

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