Organiser son poste de travail : le secret pour être plus efficace

Êtes-vous souvent en train de chercher quelque chose sur votre bureau, caché sous un tas de papiers ? Ou bien, trouvez-vous que votre espace de travail est triste et sans personnalité ? Prenez donc quelques minutes pour réagencer tout ça, sans stress. Vous verrez qu’organiser son poste de travail n’a rien de compliqué et peut grandement augmenter votre bien-être au travail.

Organiser son poste de travail : comment le faire en 5 minutes



Organiser son poste de travail pour être confortablement installé


Assis ou debout ?

Mieux vous serez installer et plus vous aurez de plaisir à travailler. Vous serez plus efficace et mieux concentré. Vous pourrez ainsi constater que vous réussirez à avoir une meilleure gestion du stress puisque vous ressentirez moins de pénibilité. Mais alors, vaut-il mieux rester assis ou se mettre debout ?

Et bien, cela dépend essentiellement de votre activité. Cependant, ne voyez pas cette situation comme une fatalité. Il est important de varier au maximum sa position pour ne pas développer des douleurs musculaires ou autres problèmes de santé liés à une mauvaise organisation du travail.

Vous pouvez par exemple vous lever régulièrement juste pour vous dégourdir les jambes pendant 5 minutes. Il est aussi possible d’organiser son poste de travail pour s’obliger à se lever et aller occasionnellement chercher un document ou, au contraire, s’asseoir quelques instants si on travaille debout. Cela ne vous empêchera nullement d’accomplir tout ce que vous avez à faire et vous sera très bénéfique.

Dans tous les cas, si vous travaillez essentiellement assis, essayez de faire en sorte d’avoir une chaise un minimum réglable. En effet, cette position génère moins de dépense énergétique que les autres. Malheureusement, elle génère une plus forte pression sur les disques vertébraux. A l’idéal, le dossier devrait être incliné à 90° et 120°, avec vos coudes au niveau du clavier de votre ordinateur et vos genoux à 90° avec vos pieds posés à plat sur le sol.

L’avantage d’être debout, c’est que les déplacements sont souvent plus fréquents. Cependant, cela peut aussi entraîner d’autres problèmes de santé, comme l’apparition de varices aux jambes. Le secret est donc encore une fois de varier au maximum ses positions et de faire de temps en temps quelques étirements. Et si cela peut éviter l’accident de travail, c’est encore mieux !

Une femme qui travaille assise devant son ordi


Eclairez votre journée et faites place à la lumière

C’est bien connu, la lumière c’est la vie ! D’ailleurs, dès que l’hiver et ses jours gris commencent à arriver, le moral à tendance à vite chuter et le stress au travail augmente. D’où l’importance de bien tenir compte de cette donnée pour organiser son poste de travail et être dans les meilleures conditions possibles. Et cela est aussi important que vous soyez seul, que vous deviez réaliser un travail en équipe ou encore veiller à la sécurité au travail.

La première chose à faire est d’observer la quantité de lumière dont vous bénéficiez quotidiennement. La meilleure source lumineuse est, bien entendu, la lumière du jour. Mais, si elle se révèle insuffisante, il sera nécessaire de la compléter avec d’autres luminaires. Un poste de travail bien éclairé permet de ne pas développer de fatigue visuelle.

Mais attention ! Si cela est vrai pour un manque de luminosité, cela se vérifie aussi avec une lumière trop forte. Ne pensez donc pas qu’en multipliant les lampes vous serez forcément plus efficace. Comme toujours, l’excès n’est pas bon et la difficulté réside à trouver le bon équilibre.

Un bureau très bien éclairé à côté d'une fenêtre

Ensuite, il vous restera à organiser votre bureau correctement, notamment en ce qui concerne votre ordinateur. Il est recommandé par exemple de le positionner dos à la lumière ou bien sur le côté, pour éviter tout reflet indésirable. De plus, faites en sorte d’avoir l’écran bien en face de vos yeux pour ne pas avoir à lever ou à incliner votre tête.


Organiser son poste de travail… Mais avec un peu de déco !

Si une bonne organisation du temps permet d’être moins stressé, cela vaut aussi pour l’agencement de votre espace. Vous souhaitez avoir un meilleur moral ? Alors, agrémentez joliment votre poste de travail. Mais n’en fait pas trop ! Le but n’est tout de même pas que vous vous sentiez envahi. L’ambiance doit rester professionnelle et sans distraction pour permettre d’améliorer votre concentration et votre productivité. La décoration doit permettre de vous recentrer sur votre tâche et non de vous laisser aller à la procrastination.

Faites-vous donc plaisir sans vous laisser distraire ! Pour cela, voici quelques pistes :

  • Des cadres ou des tableaux pour égayer la pièce
  • Des photos de votre famille
  • Des souvenirs de vos voyages
  • Des plantes vertes pour gagner en sérénité



Être rangé et organisé : un énorme gain de temps


Un classement en fonction de votre utilisation

Pour être productif et gérer les imprévus, il faut faire en sorte de ne pas perdre de temps inutilement. C’est pourquoi, pour organiser son poste de travail, il est nécessaire de réfléchir à la manière dont on travaille et comment réussir à mieux gérer son temps. En effet, votre espace ne ressemblera sans doute pas à celui de votre collègue. Il faut qu’il soit personnalisé pour vous faciliter la vie. De plus, il est nécessaire que chaque chose soit à sa place.

Dans un premier temps, réfléchissez à tous les outils ou les documents dont vous avez besoin le plus souvent. Les choses importantes devront se situer à portée de main pour que vous puissiez les utiliser très facilement. Cependant, cela doit se faire de façon organisée ! Pas question d’avoir un tas de fouilli tout autour de soi. Investissez donc dans des équipements de bureau tels que :

  • Des trieurs
  • Des pots à crayons
  • Des boîtes de rangement
  • Des classeurs
  • Des meubles à tiroirs

Pour toutes les choses dont vous vous servez moins souvent, vous pouvez les placer un peu plus loin. Cela nécessitera sans doute de devoir vous lever de temps en temps pour aller les prendre, mais cela ne pose pas de problème, bien au contraire. De cette manière, vous serez obligé de vous lever et vous pourrez vous dégourdir un peu les jambes, surtout si vous êtes souvent assis.

Enfin, essayer d’organiser votre bureau en différentes zones de travail en fonction de votre activité ou par ordre de priorité : dossiers en cours, documents à classer, courrier, papiers divers, etc. Cela vous permettra en un seul coup d’œil de savoir où vous en êtes dans votre travail, comme si vous aviez une liste de tâches devant les yeux.

Un bureau bien rangé


Et maintenant… Débarrassez-vous de tout le reste !

Après tout ce rangement, il vous reste quelques objets dont vous ne savez que faire ?  Dans ce cas-là, ce sont sans doute des choses dont vous n’avez pas besoin. C’est le moment de vous simplifier la vie. Elles vous prennent de la place, vous encombrent pour rien et vous empêchent d’être efficace. Vous n’avez donc aucun intérêt à les garder !

Si vous avez du mal à les mettre à la poubelle, vous pouvez toujours les stocker dans un carton que vous mettrez dans votre cave ou ailleurs. Posez-vous les bonnes questions pour être sûr de ne pas regretter : Est-ce que je me sers régulièrement de cet outil ? Est-ce que ce matériel est en bon état ? Vous vous rendrez compte rapidement que vous ne pensez pas tant que ça à ces choses dont vous ne vous servez pas et que vous avez enlevé de votre espace de travail. Alors…Pourquoi les garder ?


Nettoyez tous les jours

Après avoir si efficacement organiser son poste de travail, l’important est de le garder ainsi le plus longtemps possible ! Et pour cela, il n’y a pas trente-six solutions : il faut le ranger et le nettoyer quotidiennement. De cette manière, vous continuerez à gagner du temps et de la productivité chaque jour, puisque tout sera à sa place continuellement. Faites donc en sorte de consacrer quelques minutes au rangement chaque soir avant de partir chez vous. Mettre en place une petite routine permet aussi de terminer sa journée de travail en toute sérénité.

Au fur et à mesure de la journée, gardez aussi vos zones de rangement sur votre bureau bien en évidence. Ne jetez pas au hasard vos affaires par manque de temps. Vous ne réussirez qu’à être contre-productif et finir débordé ! Et une bonne organisation personnelle au niveau de la gestion du temps et de l’espace permet d’avoir une vie professionnelle bien plus épanouie. Vous ne serez plus sans arrêt en train de compter les heures de travail qui vous restent.

De plus, vous paraîtrez de cette manière beaucoup plus professionnel, que vous soyez en open space ou non. En effet, les tas de dossiers en désordre ou des ronds de tasse à café incrustées sur votre bureau ne contribuent pas à donner de vous une image crédible. Une apparence soignée et rangée apporte au contraire tout de suite une ambiance de confiance et dénote une bonne gestion du travail effectué.

Organiser son poste de travail : 4 idées clés

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